От перьевой ручки к цифровому архиву. Как отдел ЗАГС переходит в онлайн-эру и расширяет задачи
108 лет истории, миллионы судеб, и теперь – масштабная цифровизация. Открываем завесу над титаническим трудом, который позволит сохранить и сделать доступнее важнейшее документальное наследие. Узнайте, как наш отдел ЗАГС переходит в онлайн-режим, а также почему ЗАГС – это не только регистрация свадеб и рождений.
В далеком 1917 году, с принятием Декрета «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов гражданского состояния», началась летопись органов ЗАГС. Тогда, с помощью перьевой ручки, закладывались основы масштабного документального наследия, хранящего в себе истории жизни, любви и утрат целых поколений. Спустя более века, это бесценное собрание переходит в новую эру – эру цифровизации.
Эволюция записи актов — от пера до «цифры»? Не просто, но реализуемо. Перьевую ручку сменила шариковая, затем – печатная машинка, и, наконец, компьютер. С конца 2008 года в Беларуси началась компьютерная регистрация актов гражданского состояния, значительно ускорившая и упростившая процесс оформления документов. Но это было лишь начало.
Сегодня, в рамках программы «Цифровое развитие Беларуси» и программы деятельности Правительства Республики Беларусь на 2025 -2029 годы, реализуется амбициозный проект по созданию единого государственного информационного ресурса записей актов гражданского состояния (ГИР ЗАГС). Цель – автоматизированный учет и формирование записей актов гражданского состояния по всей стране, а также эффективное информационное взаимодействие между органами ЗАГС, архивами и другими государственными структурами.
Функционирование ГИР ЗАГС позволит значительно упростить и ускорить осуществление административных процедур, в том числе и в электронном виде. Однако, для успешного запуска системы, необходимо провести колоссальную работу по переводу в электронный вид записей актов гражданского состояния, совершенных с 1944 по 2025 год.
Архив отдела ЗАГС Солигорского райисполкома хранит около 400 тысяч записей актов гражданского состояния, начиная с 1944 года. Более 290 тысяч из них предстоит перевести в электронный вид до конца 2029 года. Представьте себе, что каждая рукописная запись аккуратно переносится в электронную форму в автоматизированной системе. Это кропотливая, требующая внимания и терпения работа, которая выполняется вручную. Оцифровка архивов ЗАГС – это не просто дань времени, а необходимость, продиктованная потребностями граждан и государства. Создание единого информационного ресурса позволит сделать информацию более доступной, оперативной и надежной. Это важный шаг на пути к созданию современного, эффективного и ориентированного на граждан государства.
А пока сотрудники ЗАГС продолжают свою титаническую работу, переводя в «цифру» бесценное документальное наследие, хранящее в себе историю каждой белорусской семьи, расскажем о том, что ЗАГС – это не только свадьбы.
Многие ассоциируют органы ЗАГС только с регистрацией рождений, браков и смертей. Однако, их функции гораздо шире. Всего здесь осуществляется 14 различных административных процедур. Так, в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан», отделы ЗАГС помогают исправлять неточности в документах органов ЗАГС.
Как ошибки прошлого могут создать проблемы сегодня? И как ЗАГС помогает их решить? Отвечаем. Неточности в документах могут стать серьезной проблемой при оформлении наследства, подтверждении родства или получении пенсии. В старых записях (1944–1960 гг.) часто отсутствовали отчества, места рождения или национальность родителей. Даже сегодня встречаются разночтения в именах или неправильное написание букв. ЗАГС помогает исправить эти ошибки, внося изменения, дополнения и исправления в записи актов гражданского состояния.
В отделе ЗАГС Солигорского райисполкома за 2023 год рассмотрели 179 заявлений по внесению изменений в записи актов, в 2024-м — 166, а за шесть месяцев текущего года — уже 100. Кстати, сотое заявление по внесению изменений в запись акта гражданского состояния было весьма интересным с точки зрения примера.
Солигорчанка обратилась в загс по вопросу перемены фамилии на родовую фамилию матери. Из-за семейных обстоятельств ее мама, затем брат уже прошли подобный этап перемены фамилии. В отделе ЗАГС пошли дальше, подсказали, что можно сделать одновременно, чтобы затем не возникло дополнительных вопросов и необходимости вновь обращаться в отдел ЗАГС. При оформлении административной процедуры 5.8. «Перемена фамилии, собственного имени, отчества» и выдаче повторного свидетельства о рождении, одновременно было предложено написать заявление на внесение дополнения национальности матери ребенка в запись акта о рождении (в записи акта отсутствовали национальности обоих родителей).
Практика такой помощи – обычный пример профессионального подхода и неравнодушного отношения работников отдела к своим обязанностям и всем, кто приходит за содействием в решении проблем. Если вы столкнулись с неточностями в документах — обратитесь в отдел ЗАГС. Здесь помогут внести изменения, дополнения или исправления, чтобы привести документы к единому написанию.
